Total ägandekostnad: Microsoft 365 jämfört med lokal Office över 5 år

Microsoft 365 kostar 13 € per användare och månad. Det låter överskådligt. Men under fem år kommer en organisation med 50 medarbetare att betala nästan 40 000 € i abonnemangskostnader, bara för Office applikationerna. En begagnad Office 2024 Standard licens från Softtrader kostar 140 € per användare som en engångsbetalning. I den här artikeln beräknar vi Total Cost of Ownership, eller TCO, för sju organisationsstorlekar, från 10 till 1 000 användare, två Microsoft 365 paket och två begagnade alternativ. Beräkningen baseras på Microsoft 365 priserna från juli 2026 efter den aviserade prishöjningen samt Softtraders aktuella priser vid tidpunkten för publicering i april 2026. Inga volymrabatter har ännu tillämpats på dessa priser.

Vad jämför vi?

En rättvis TCO jämförelse kräver en tydlig ram. Vi jämför specifikt kostnaderna för att använda Office skrivbordsapplikationerna: Word, Excel, PowerPoint och Outlook. Det är den funktionalitet som både Microsoft 365 och en evigvarande Office licens erbjuder.

Microsoft 365 innehåller också molntjänster som en evigvarande licens inte innehåller: Exchange Online för e post, OneDrive för molnlagring, Teams för videomöten och SharePoint Online för samarbete. Vi räknar inte med dessa tjänster i beräkningen, men vi diskuterar dem i avsnittet ”Vad erbjuder Microsoft 365 som lokal Office inte erbjuder?”. Om er organisation aktivt använder dessa molntjänster och inte kan eller vill drifta dem själva är det en relevant faktor utöver TCO beräkningen.

Beloppen i euro för Microsoft 365 är vägledande och baseras på listpriserna i USD för juli 2026 efter valutajusteringen i februari 2026. De slutliga priserna i euro kan variera beroende på region och avtalsform. Softtraders priser är de aktuella priserna vid tidpunkten för publicering i april 2026. Vid större volymer kan priset per licens vara betydligt lägre.

Beräkningen: TCO per användare över 5 år

Nedan beräknar vi den totala kostnaden över 60 månader, alltså 5 år, per användare utifrån Microsoft 365 priserna från juli 2026.

Microsoft 365 Business Standard jämfört med Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 jämfört med Office 2024 Pro Plus

Vad betyder detta för er organisation? TCO per organisationsstorlek

Besparingen per användare blir verkligen tydlig först när ni multiplicerar den med antalet medarbetare i organisationen. Nedan visas TCO över 5 år för sju vanliga organisationsstorlekar, jämfört med Microsoft 365 Business Standard för 13 € per användare och månad.

Och för organisationer som i dag använder Microsoft 365 E3, jämfört med Office 2024 Pro Plus för 150 € per användare:

Stora volymer? Då blir priset ännu mer fördelaktigt. Microsoft erbjuder volymrabatter på Microsoft 365 abonnemang, men även för begagnade licenser sjunker priset per användare tydligt vid större volymer. Dessa prisskillnader har inte tagits med i tabellerna ovan, eftersom priset per projekt beror på flera faktorer. Softtrader hjälper regelbundet till med projekt på 1 000, 5 000 och till och med fler än 20 000 licenser. Begär en kostnadsfri offert för er specifika situation och få ett skräddarsytt erbjudande inom 24 timmar, inklusive volymrabatt.

Break even analys: när blir Microsoft 365 dyrare?

Break even punkten är den tidpunkt då de ackumulerade kostnaderna för Microsoft 365 överstiger engångsinvesteringen i en begagnad licens. Från och med den tidpunkten betalar ni mer med Microsoft 365 än ni skulle ha gjort med en engångslicens.

Slutsatsen är tydlig: med Microsoft 365 Business Standard blir en begagnad licens billigare efter mindre än ett år. Med Microsoft 365 E3 sker det redan efter fyra månader. De återstående 49 till 56 månaderna av femårsperioden betalar ni med Microsoft 365 enbart för abonnemanget, medan den begagnade licensen redan är betald.

Vad erbjuder Microsoft 365 som lokal Office inte erbjuder?

TCO beräkningen jämför kostnaderna för Office skrivbordsapplikationerna. Microsoft 365 innehåller dock mer än bara Office appar. En rättvis jämförelse kräver att vi beskriver vad ni får med Microsoft 365 som en evigvarande licens inte innehåller.

Microsoft 365 Business Standard innehåller Exchange Online, företags e post med 50 GB lagring, OneDrive med 1 TB molnlagring per användare, Teams för chatt och videomöten, SharePoint Online för intranät och samarbete samt webb och mobilversionerna av Office apparna. Microsoft 365 E3 innehåller dessutom Windows Enterprise licenser, avancerade verktyg för efterlevnad och endpoint management via Intune. Läs mer om Microsoft 365 paket och priser.

Om er organisation aktivt använder dessa molntjänster, till exempel Teams som primärt kommunikationsverktyg eller Exchange Online som e postplattform, har de ett värde som inte har tagits med i TCO beräkningen. Frågan är om det värdet motiverar merkostnaden på 640 € till 2 040 € per användare över fem år.

I praktiken använder många små och medelstora företag bara en begränsad del av funktionaliteten i Microsoft 365. Om ni främst använder Word, Excel, PowerPoint och Outlook, och er e post hanteras via en egen e postserver eller en separat e postlösning, betalar ni med Microsoft 365 för ett stort paket av tjänster som ni inte använder. I det fallet är en evigvarande Office licens det ekonomiskt klokare valet.

När är lokal Office det bättre valet?

Lokal Office är det klokaste valet om er organisation uppfyller ett eller flera av följande kriterier.

Ni vill ha full kontroll över känslig data. Med ökningen av dataläckor och cybersäkerhetsincidenter ifrågasätter allt fler organisationer om affärskritisk information verkligen bör placeras i molnet. Lokal Office håller alla era dokument och data inom er egen IT infrastruktur och under er egen kontroll. Softtrader ser detta övervägande allt oftare hos offentliga och halv offentliga organisationer, vårdorganisationer, advokatbyråer och finansiella tjänsteleverantörer som arbetar med känslig eller konfidentiell information. I dessa sektorer är datasuveränitet inte bara en preferens, utan ofta ett lagkrav.

Ni använder främst Office skrivbordsapplikationerna och har inget behov av molntjänsterna som Microsoft 365 erbjuder, såsom Teams, Exchange Online och SharePoint.

Ni vill ha förutsägbara IT kostnader utan löpande abonnemang och framtida prishöjningar.

Ni har redan en egen IT infrastruktur eller en IT partner som hanterar den, och behöver inte vara beroende av Microsofts molnservrar.

I alla dessa fall erbjuder en begagnad Office 2024 licens samma Office appar som Microsoft 365, utan abonnemang, utan strukturella prishöjningar och med Microsoft support till oktober 2029. Läs mer om skillnaden mellan CSP licenser och begagnade licenser.

Och efter fem år?

En vanlig invändning är: ”Men efter fem år måste ni investera i en ny licens igen.” Det stämmer. Office 2024 stöds till oktober 2029. Efter det datumet kommer ni sannolikt att vilja uppgradera till efterföljaren, förväntat Office 2027 eller en senare version.

Även om ni efter fem år investerar ytterligare 150 € i en begagnad licens blir er totala investering under tio år bara 300 € per användare. Med Microsoft 365 Business Standard skulle det vara 1 560 € per användare under samma period, och med Microsoft 365 E3 hela 4 380 €. Besparingen förblir alltså strukturell, även om ni förnyar flera gånger.

FAQs

Är Microsoft 365 priserna i denna beräkning slutgiltiga?

Beräkningen baseras på listpriserna i USD för juli 2026 efter den aviserade prishöjningen, omräknade till euro efter valutajusteringen i februari 2026. De slutliga priserna i euro fastställs av Microsoft per region och kan avvika. Kostnadsförhållandet förblir dock detsamma.

Vad händer om jag redan använder Microsoft 365?

Ni kan säga upp ert Microsoft 365 abonnemang när som helst efter att den pågående perioden har löpt ut och byta till en evigvarande licens. Office skrivbordsapparna fungerar på samma sätt. Tänk på att ni vid uppsägning av Microsoft 365 förlorar åtkomsten till Exchange Online, OneDrive och Teams. Säkerhetskopiera därför era molndata innan ni säger upp abonnemanget.

Är begagnade licenser lagliga?

Ja. I UsedSoft domen, mål C 128/11 från 2012, bekräftade EU domstolen att evigvarande programvarulicenser får säljas vidare inom EU. Läs mer om detta i Billiga Microsoft licenser: pålitliga och lagliga?

Kan jag också köpa serverprogramvara som begagnad?

Ja. Förutom Office finns även Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs och andra Microsoft serverprodukter som begagnade volymlicenser hos Softtrader. TCO fördelen gäller för alla dessa produkter.

Vad kostar en begagnad licens vid större volymer?

Priserna i denna artikel, 140 € för Standard och 150 € för Pro Plus, är de aktuella priserna vid tidpunkten för publicering. Vid större volymer är priset per licens ofta ännu lägre. Begär en kostnadsfri offert och få veta inom 24 timmar hur mycket ni kan spara.

Har ni någon annan fråga? Se våra fullständiga vanliga frågor eller kontakta vårt team.

Letar ni efter Microsoft Office utan abonnemang? Se hela utbudet av begagnade Microsoft Office licenser hos Softtrader och spara upp till 70 % jämfört med nypriset. Få er skräddarsydda offert inom 24 timmar, eller ring oss direkt på +45 21 20 70 21.