Word för avancerade användare
Microsoft Word är sedan länge mer än bara ett ordbehandlingsprogram. Som användare kan du få ut mycket mer av det. Det erbjuder kraftfulla funktioner som tar samarbete och automatisering till en ny nivå. Du kan samarbeta i molnet, skapa formulär och använda mallar och makron för att göra ditt dokument så professionellt som möjligt. Word erbjuder alltså många intressanta alternativ även för avancerade användare. I den här artikeln kan du läsa mer om professionella formulär, makron, mallar och snabbdelar i Microsoft Word.
Microsoft Word: Samarbeta i molnet
Tiden då man behövde mejla dokument fram och tillbaka för att kunna göra ändringar är förbi sedan länge. Microsoft erbjuder två sätt att spara ditt Word-dokument i molnet: OneDrive och SharePoint. Detta innebär att dokumentet lagras online, så att alla med åtkomst kan arbeta i det samtidigt – oavsett var i världen de befinner sig.
I dokumentet kan du, förutom texten, också lägga till kommentarer som tydligt anger var ändringar bör göras. Du kan även ställa in att ändringar som gjorts under tiden du varit offline spåras. Den nya texten visas då i en annan färg, och ersatt text visas med genomstrykning, så att du exakt kan se vad som har ändrats.
Du kan dessutom ställa in att åtkomst endast ges efter att behörighet har beviljats. På så sätt har du full kontroll över vem som får tillgång till dokumentet, och endast de personer du anser relevanta kan samarbeta med dig.
Vill du använda Microsoft Word? Ta en titt på våra Office-paket.
Microsoft Word: Skapa professionella formulär
Du kan skapa ifyllbara formulär i Word där användare endast kan fylla i vissa fält. Det kan handla om kryssrutor, listrutor och/eller textfält. Du skapar alltså ett dokument där inget kan ändras av andra, förutom de fält där svar ska anges eller val göras.
Det finns flera olika typer av formulär som du kan skapa i Word. Du kan till exempel skapa ett formulär med öppna svarsfält för namn, e-postadress, kommentarer m.m. Du kan också skapa ett formulär med val från en fördefinierad lista, till exempel för att välja produkt, datum eller plats. Ett annat alternativ är att använda kryssrutor för att exempelvis acceptera allmänna villkor eller prenumerera på ett nyhetsbrev.
Hur skapar du ett professionellt formulär?
Steg 1: Aktivera fliken "Utvecklare"
- Gå till "Arkiv" > "Alternativ".
- Klicka på "Anpassa menyfliksområdet".
- Markera "Utvecklare" i den högra kolumnen och klicka på "OK".
Steg 2: Använd innehållskontroller
Välj bland följande alternativ:
- Listruta
- Textfält
- Datumväljare
- Kryssruta
- Rikttext
Steg 3: Anpassa formateringen för ett professionellt utseende
- Välj ett professionellt typsnitt.
- Använd tabellstrukturer för en snygg och tydlig layout.
Steg 4: Skydda formuläret (valfritt)
Vill du att användare endast ska kunna fylla i vissa fält? Följ då dessa steg:
- Klicka på "Begränsa redigering" på fliken "Utvecklare".
- Markera "Tillåt endast denna typ av redigering i dokumentet".
- Välj "Fyll i formulär".
- Klicka på "Ja, tillämpa skydd" och ange eventuellt ett lösenord.
Microsoft Word: Makron
Makron i Word gör det möjligt att automatisera ditt dokument ytterligare. Med makron kan du utföra återkommande åtgärder med ett enda klick. Du kan till exempel tillämpa en standardstil på text, göra alla rubriker i en viss nivå fetstilta och automatiskt infoga sidhuvuden och sidfötter.
När det gäller dokumentets struktur kan du med ett klick ta bort alla dubbla tomma rader, skapa en innehållsförteckning eller kopiera och upprepa specifika sektioner. Du kan också enkelt ta bort alla kommentarer, tillämpa enhetlig formatering och kontrollera ofullständiga stycken som du tidigare har antecknat.
Detta är bara några exempel på vad makron i Word kan göra. Programmet stöder många fler makrofunktioner för avancerad automatisering.
Har du teknisk kunskap? Då kan du även skriva din egen VBA-kod. VBA står för Visual Basic for Applications och är ett relativt enkelt programmeringsspråk som ger dig ännu mer kontroll över automatiseringen i Word.
Microsoft Word: Mallar och snabbdelar
Med mallar kan du använda förformaterade dokument där vissa delar redan är ifyllda – såsom layout, innehåll och fasta textdelar.
Exempel på mallar:
- Fakturor
- Offertförslag
- Ansökningsbrev
- Mötesprotokoll
- Agendor
- Rapporter
Snabbdelar är en praktisk funktion för användare som ofta återanvänder textfragment, formateringar eller bilder i olika dokument. Dessa delar behöver inte skapas om varje gång, utan kan sparas som en snabbdel som snabbt infogas vid behov.
Exempel på snabbdelar:
- Tabeller
- Bilder
- Textavsnitt
- Sidhuvuden och sidfötter
- Omslagssidor och vattenstämplar
Snabbdelar sparar mycket tid och ger dina dokument en enhetlig struktur, vilket gör dem mer professionella. Dessutom främjar de samarbete eftersom de kan delas och användas på samma sätt av kollegor.
Hur använder du snabbdelar?
- Skapa innehållet du vill återanvända (t.ex. ett stycke, en tabell eller en logotyp).
- Markera innehållet.
- Gå till Infoga > Textgrupp > Snabbdelar > Spara markering i galleriet Snabbdelar.
- Ge det ett namn, välj eventuellt en kategori och klicka på OK.
Du kan sedan infoga detta innehåll igen via samma meny, eller genom att börja skriva namnet och trycka på Enter (om du använt funktionen Autotext).
Köp prisvärda Microsoft Office-licenser
Letar du efter prisvärda Microsoft Office-licenser och vill spara upp till 70 % i kostnader? Softtrader erbjuder begagnade Microsoft-licenser till oslagbara priser! Är du intresserad? Begär en offert.
Har du frågor? Kontakta oss!
För mer information om vilken Microsoft-programvara och licens som passar dig bäst, kontakta oss gärna. Vi är tillgängliga måndag till fredag från 09:00 till 17:00.